Comment créer et utiliser une liste de distribution dans MS Outlook
Avez-vous des groupes de contacts auxquels vous continuez à envoyer des e-mails et des demandes de réunion? Et saisissez-vous chaque adresse e-mail chaque fois que vous le souhaitez? Maintenant, si vous utilisez MS Outlook en tant que client de messagerie et faisant toujours la même chose, il vous manque quelque chose de vraiment cool.
Outlook vous permet de créer Listes de distribution qui ne sont que sous-ensembles de vos contacts ou des groupes personnalisés comme vous pouvez appeler. Donc, la prochaine fois que vous avoir un groupe des personnes auxquelles envoyer des courriers fréquents, créez une liste de distribution comme celle expliquée ci-dessous.
Étapes pour créer une liste de distribution
Avant de commencer, je recommande (et je suppose) que vous avez déjà ajouté la plupart des contacts dans votre Contacts liste. Cela vous facilite simplement les choses.
Étape 1: Clique sur le Contacts onglet en bas du volet gauche. Maintenant, appuyez sur le Actions onglet sur le ruban et suivez pour Nouvelle liste de distribution. Les amateurs de clavier peuvent trouver Ctrl + Maj + L comme une meilleure option.
Étape 2: Une nouvelle fenêtre apparaît avec Liste de distribution onglet surligner. Donnez un nom à votre groupe et ajoutez-y des membres depuis Sélectionnez les membres sous le Membres section.
Étape 3: Double-cliquez sur les noms que vous souhaitez ajouter ou sélectionnez-les et cliquez sur le Membres bouton.
Vous pouvez également utiliser le Ajouter un nouveau icône pour ajouter des membres qui ne figurent pas dans votre liste de contacts. Mise à jour et Retirer les contacts sont des options complémentaires.
Étape 4: Une fois que vous avez ajouté des membres, vous serez ramené à la fenêtre de l'étape 2. Cliquez sur Sauvegarder et fermer pour commencer à utiliser votre première liste de distribution.
Jetez un œil à l'image ci-dessus. J'ai créé ma liste pour quelques membres de Guiding Tech et c'est le nom que j'utilise pour regrouper tous mes courriers.
Remarque: Vous pouvez toujours modifier la liste en naviguant vers Contacts> Sélectionner un groupe et en suivant les étapes 2 à 4 ou selon ce qui vous convient.
Comment utiliser une liste de distribution?
Commencez avec un nouvel e-mail. Créez votre message et dans le Vers le champ entrez le nom que vous avez donné à votre groupe. Dans mon cas, c'est Guiding-Tech. Une fois le nom tapé, vous verrez qu'il devient gras et souligné indiquant qu'Outlook a reconnu l'adresse. Si ce n'est pas le cas, essayez de faire un Ctrl + K. Si ce n'est toujours pas le cas, vous avez foiré le processus et devrez peut-être revenir à l'étape 1.
Cliquer sur le + signe divisera le nom de la liste en adresses de messagerie individuelles (utile si vous souhaitez parfois supprimer des exceptions).
Conclusion
Les choses ne peuvent pas être plus simples que cela si vous devez envoyer de temps en temps des courriels de groupe. Vous pouvez créer autant de listes que vous le souhaitez et les utiliser à votre guise. Une liste peut être considérée comme un sur-ensemble ou un sous-ensemble d'une autre. Beaucoup plus à comprendre et vous comprendrez, une fois que vous aurez commencé à explorer la fonctionnalité.