Comment ajouter un calendrier affichant la planification des réponses d'absence du bureau dans Outlook
Mise en place Réponses d'absence du bureau (OOO) automatiser les réponses aux e-mails (lorsque vous êtes en vacances) donne une touche professionnelle à la façon dont nous traitons nos e-mails. Cependant, la plupart d’entre nous ont développé ou adopté le processus standard de seulement nos dates d'indisponibilité dans nos messages.
Laissez-nous changer ce style et donner une courbe innovante à ce que les expéditeurs voient sur notre réponses automatisées. Pourquoi ne pas essayer d'inclure les détails de notre engagement pendant cette période (ou avant et après cette période) afin que les personnes qui tentaient de nous joindre puissent planifier de contacter (à nouveau) en conséquence.
Et aujourd'hui, nous apprendrons comment inclure ces détails de manière graphique, c'est-à-dire en ajoutant un mini calendrier (avec des détails sélectionnés) à ces messages dans MS Outlook.
Étapes pour inclure un mini calendrier dans les réponses de vacances
Le processus des étapes 1 et 2 est commun à tous les utilisateurs d'Outlook. L'étape 3 ne s'applique cependant pas à ceux qui utilisent l'assistant OOO (disponible dans l'édition MS Outlook Exchange). Nous couvrirons ce que ces utilisateurs peuvent faire, vers la fin.
Étape 1: Lancez le client MS Outlook et accédez à son Calendrierà partir du bas du volet gauche. Faites un clic droit sur le calendrier que vous souhaitez inclure dans les messages automatisés; puis frappé Envoyer par e-mail.
Étape 2: Vous verrez une boîte de dialogue dans laquelle vous devrez définir la plage de dates et sélectionner la portée du calendrier que vous souhaitez partager.
a) Vous pouvez également modifier votre calendrier ici, au cas où vous auriez fait un mauvais choix ou décider de changer.
b) Sélectionnez la plage / période que vous souhaitez intégrer à vos réponses. En règle générale, il serait 7 prochains jours (au moins je fais ça).
(c) Choisissez les détails que vous souhaitez partager. Ici, je préfère partir Détails limités.
(ré) Vous pouvez basculer le Avancé paramètres pour plus de préférences et de limitations.
Une fois les paramètres enregistrés, votre calendrier sera importé sous forme d'e-mail. Vous verrez un calendrier miniature avec des index de couleurs sur les dates définissant votre engagement. Les dates fournissent également des liens vers les détails indiqués plus bas dans le message.
Je vous suggère de supprimer la pièce jointe car cela deviendrait des données redondantes.
Étape 3: La procédure suivante comprend la création d'une nouvelle règle et sa définition en tant que réponse de vacances. Il est expliqué de manière détaillée sur un autre poste ici. Suivez les étapes 2 à la fin de cet article.
Remarque: Pour ceux qui utilisent Assistant OOO, copiez le résultat de l'étape 2, accédez à l'endroit où vous définissez votre message pour les réponses et collez-le là.
Conclusion
Alors, allez-vous définir vos réponses avec un mini calendrier la prochaine fois? Je vous garantis que ceux qui reçoivent de telles réponses vous apprécieront plus que jamais. N'oubliez pas de partager cet article avec vos collègues et amis si vous l'aimez.